Excel XVERWEIS: So suchst du Werte in Tabellen (Schritt für Schritt)

Viele Excel-Tabellen entstehen im Alltag nicht „aus einem Guss“: Die Produktliste liegt im einen Blatt, die Preis- oder Lagerliste im nächsten. Oder du bekommst eine Auswertung aus einem Systemexport und willst die IDs mit verständlichen Namen ergänzen. Spätestens dann brauchst du eine zuverlässige Suche zwischen Tabellen.

Lange war SVERWEIS der Standard. Er funktioniert, ist aber empfindlich: Er sucht nur nach rechts, die Rückgabespalte wird als Nummer gezählt (und verschiebt sich gern) und bei falschen Einstellungen tauchen plötzlich scheinbar passende, aber falsche Treffer auf. Genau diese Reibung führt im Alltag dazu, dass Auswertungen „komisch aussehen“ – und man den Fehler erst spät entdeckt.

XVERWEIS ist die modernere Lösung. Du gibst Suchbereich und Rückgabebereich getrennt an, kannst die Suchrichtung steuern und lässt dir bei Bedarf einen eigenen Text ausgeben, wenn nichts gefunden wird. Das klingt technisch – fühlt sich aber nach wenigen Minuten sehr logisch an. Die folgenden Schritte sind so aufgebaut, dass du die Funktion zuerst verstehst, dann sauber vorbereitest und am Ende eine Formel hast, die auch dann stabil bleibt, wenn deine Tabelle wächst oder Spalten dazukommen.

XVERWEIS (in der englischen Excel-Version: XLOOKUP) sucht einen Wert in einem Bereich (meist eine Spalte) und gibt aus einem anderen Bereich den passenden Eintrag zurück. Der wichtigste Unterschied zu SVERWEIS: Du musst Excel nicht mehr sagen „nimm die 3. Spalte“, sondern du zeigst direkt auf die Spalte, aus der der Rückgabewert kommen soll. Das macht Formeln deutlich robuster.

Die Syntax bei deutschem Excel lautet laut Microsoft: =XVERWEIS(Suchkriterium; Suchmatrix; Rückgabematrix; [wenn_nicht_gefunden]; [Vergleichsmodus]; [Suchmodus]). Pflicht sind die ersten drei Teile. Die Klammer-Argumente sind optional, aber im Alltag oft genau das, was XVERWEIS so angenehm macht.

XVERWEIS trennt „wo gesucht wird“ und „was zurückkommt“ – und genau das verhindert viele typische Excel-Fehler.

Ein paar Begriffe, die dir gleich helfen: Das Suchkriterium ist der Wert, den du eingibst oder in einer Zelle stehen hast (z. B. eine Artikelnummer). Die Suchmatrix ist der Bereich, in dem Excel diesen Wert findet (z. B. die Spalte mit Artikelnummern). Die Rückgabematrix ist der Bereich, aus dem der passende Wert zurückgegeben wird (z. B. die Spalte mit Preisen oder Produktnamen). Optional kannst du mit wenn_nicht_gefunden einen freundlichen Text statt #N/V ausgeben lassen.

Praktisch: XVERWEIS kann auch „nach links“ suchen, also einen Wert aus einer Spalte links von der Suchspalte zurückgeben. Das geht mit SVERWEIS nicht ohne Umwege. Außerdem kannst du mit dem Suchmodus auch von unten nach oben suchen, um den letzten passenden Treffer zu bekommen – etwa bei einer Liste, in der ein Artikel mehrfach vorkommt.

Bevor du die Formel baust, lohnt sich ein kurzer Check. Damit sparst du dir später das Rätselraten, warum ein vermeintlich „klarer“ Wert nicht gefunden wird.

Wichtig ist zuerst die Excel-Version: XVERWEIS ist in Microsoft 365 sowie in Excel 2021 und neueren Dauerlizenzen verfügbar (laut Microsoft Support). In deutlich älteren Versionen kann es passieren, dass die Funktion gar nicht existiert und Excel stattdessen einen Namensfehler zeigt.

Diese Vorbereitung hat sich bewährt:

• Suchwert eindeutig? Wenn deine Suchspalte doppelte Werte enthält, gibt XVERWEIS standardmäßig den ersten Treffer von oben zurück. Überlege vorab, ob das in deinem Fall passt.
• Gleicher Datentyp? Zahlen, die als Text gespeichert sind, wirken gleich, sind aber nicht gleich. Das passiert oft bei importierten CSV-Dateien oder Kundennummern mit führenden Nullen.
• Keine versteckten Leerzeichen? Besonders bei kopierten Daten können am Ende Leerzeichen hängen. Das sieht man kaum, sabotiert aber die exakte Suche.
• Bereiche als Tabelle formatieren (optional, aber praktisch): Markiere den Datenbereich und nutze Start > Als Tabelle formatieren. Dann wachsen Bereiche automatisch mit, wenn neue Zeilen dazukommen.

Für das eigentliche Beispiel im nächsten Kapitel sind zwei Listen ideal: Eine „Bestellliste“ (mit Artikelnummern) und eine „Stammliste“ (Artikelnummer + Name/Preis). Wenn du magst, erstelle dir vor dem Umbau kurz eine Kopie des Tabellenblatts – so kannst du jederzeit vergleichen.

Wenn du deine Daten erst einmal komfortabel eingeben willst: Eine saubere Auswahlliste hilft enorm. Dazu passt die Anleitung Excel-Dropdown-Liste erstellen (Datenüberprüfung) auf TechZeitGeist.

Im Beispiel steht in Zelle A2 eine Artikelnummer aus deiner Bestellliste. In einer zweiten Tabelle (oder einem zweiten Blatt) gibt es eine Stammliste mit Artikelnummern und Preisen. Ziel: In der Bestellliste soll automatisch der passende Preis erscheinen.

1. Suchkriterium festlegen: Klicke in die Zielzelle, in der das Ergebnis stehen soll (z. B. B2 neben der Artikelnummer). Tippe =XVERWEIS( und wähle dann die Zelle mit dem Suchwert aus (z. B. A2).
2. Suchmatrix wählen: Setze ein Semikolon und markiere in der Stammliste die Spalte, in der Excel suchen soll – also die Artikelnummern. Achte darauf, dass es wirklich nur eine Spalte bzw. ein einspaltiger Bereich ist.
3. Rückgabematrix wählen: Setze wieder ein Semikolon und markiere die Spalte mit dem Wert, den du zurückhaben willst (z. B. die Preisspalte). Auch das ist typischerweise ein einspaltiger Bereich.
4. Optional: Freundliche Ausgabe statt Fehler: Setze ein weiteres Semikolon und schreibe z. B. “nicht gefunden”. Excel zeigt dann diesen Text, wenn es keine passende Artikelnummer gibt, statt #N/V.
5. Formel schließen und prüfen: Schließe die Klammer ) und bestätige mit Enter. In der Zelle sollte nun entweder der richtige Preis erscheinen oder dein definierter Hinweis.
6. Formel nach unten kopieren: Ziehe das kleine Quadrat unten rechts an der markierten Zelle (Ausfüllkästchen) nach unten oder doppelklicke darauf. So wird die Formel für alle Zeilen übernommen.

Wenn du die Bereiche beim Kopieren stabil halten willst, gibt es zwei sichere Wege: Entweder du nutzt eine als Tabelle formatierte Stammliste (wächst automatisch), oder du setzt absolute Bezüge mit $ (z. B. $A$2:$A$100). Das ist das, was viele mit „XVERWEIS Bereich fixieren“ meinen: Der Such- und Rückgabebereich soll beim Runterziehen nicht verrutschen.

Ein schneller Reality-Check: Ändere testweise eine Artikelnummer in A2 auf einen Wert, den es nicht gibt. Wenn du [wenn_nicht_gefunden] gesetzt hast, erscheint jetzt dein Hinweis. Ohne diese Option würdest du #N/V sehen – das ist kein „kaputtes Excel“, sondern schlicht: kein Treffer.

XVERWEIS ist robust, aber ein paar Stolpersteine kommen in echten Tabellen immer wieder vor. Das Gute: Die Ursachen sind meist simpel, wenn man weiß, wo man hinschauen muss.

Problem: #N/V, obwohl der Wert „da sein müsste“. Das ist der Klassiker bei „XVERWEIS Fehler #N/V beheben“.

• Unsichtbare Leerzeichen: Prüfe, ob der Suchwert oder die Werte in der Suchmatrix Leerzeichen enthalten. Bei Textdaten hilft oft eine bereinigte Hilfsspalte (z. B. mit GLÄTTEN), bevor du suchst.
• Zahl als Text (oder umgekehrt): Wenn in der Suchmatrix „123“ als Text steht, findet XVERWEIS die Zahl 123 nicht. Einheitliche Formate lösen das Problem. Bei importierten Daten lohnt sich ein Blick auf die Ausrichtung (Text oft links, Zahlen rechts) – das ist kein Beweis, aber ein guter Hinweis.
• Falscher Bereich: Gerade bei mehreren Blättern wird schnell eine Spalte „daneben“ markiert. Kontrolliere in der Bearbeitungsleiste, ob Suchmatrix und Rückgabematrix wirklich zusammengehören (gleiche Zeilenlänge, gleiche Datenquelle).

Variante: SVERWEIS durch XVERWEIS ersetzen. Wenn du bisher SVERWEIS nutzt, sind das typische Umbau-Muster:

• Bei SVERWEIS musst du eine Spaltennummer zählen. Bei XVERWEIS wählst du direkt die Rückgabespalte. Das macht deine Formel weniger anfällig, wenn Spalten eingefügt werden.
• XVERWEIS sucht standardmäßig exakt. Bei SVERWEIS ist die „ungefähre Suche“ ein häufiger Fehler, wenn das letzte Argument fehlt oder falsch gesetzt ist.

Variante: XVERWEIS mit mehreren Kriterien. Manchmal reicht eine einzige Spalte nicht, etwa „Artikelnummer + Lagerort“. Ein gängiger Ansatz ist, ein zusammengesetztes Kriterium zu bilden (z. B. in einer Hilfsspalte) und danach zu suchen. Das ist oft verständlicher und wartbarer als sehr verschachtelte Formeln – vor allem, wenn mehrere Personen an der Datei arbeiten.

Variante: letzten Treffer suchen. Wenn eine ID mehrfach vorkommt und du den aktuellsten Eintrag brauchst (z. B. der letzte Status), setze den optionalen Suchmodus auf -1. Laut Microsoft bedeutet das: Suche von unten nach oben. Damit bekommst du den letzten passenden Treffer in der Liste.

Wenn du tiefer in Praxisbeispiele einsteigen willst (inklusive typischer Formelmuster), passt der TechZeitGeist-Beitrag XVERWEIS in Excel: Schritt-für-Schritt mit Praxis-Beispielen als Ergänzung.

Mit XVERWEIS baust du in Excel Nachschlage-Formeln, die im Alltag spürbar weniger Stress machen: Du definierst klar, wo gesucht wird und aus welcher Spalte das Ergebnis kommen soll. Dadurch bleibt die Formel stabil, auch wenn sich deine Tabelle verändert. Besonders hilfreich sind die optionalen Argumente: Ein eigener Text statt #N/V macht Auswertungen lesbarer, und mit dem Suchmodus kannst du bei Bedarf gezielt den letzten Treffer finden. Wenn du bisher SVERWEIS nutzt, ist der Umstieg meist schneller als gedacht – und die Formeln werden dabei meist kürzer und leichter zu prüfen.