In deutschen Rathäusern ist KI nicht mehr nur ein Pilotprojekt aus der Digitalabteilung. Eine aktuelle Forsa-Befragung im Auftrag des Softwareanbieters Meister zeigt: 52 Prozent der befragten Kommunen nutzen Künstliche Intelligenz bereits produktiv oder testen entsprechende Anwendungen. Die eigentliche Nachricht liegt aber eine Ebene tiefer: Viele Verwaltungen arbeiten schon mit KI, während verbindliche Regeln, Datenwege und Verantwortlichkeiten oft noch fehlen.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
- 52 Prozent der befragten Rathäuser nutzen oder testen KI; 16 Prozent setzen sie produktiv ein, 36 Prozent erproben Anwendungen.
- Bei 43 Prozent ist KI aktuell noch kein Thema. Gerade kleinere Kommunen liegen deutlich zurück.
- Typische Einsatzfelder sind Dokumente, Übersetzungen, Aktenanalyse, Sitzungsprotokolle und die schnellere Bearbeitung von Bürgeranliegen.
- Nur 19 Prozent der Kommunen verfügen laut öffentlicher Berichterstattung über verbindliche KI-Richtlinien.
- Für Verwaltungen wird deshalb nicht der nächste Chatbot zur Kernfrage, sondern: Wer verantwortet Daten, Anbieterwahl, Prüfung und Sicherheit?
Was gemeldet wurde
Die neue Befragung richtet den Blick auf Bürgermeisterinnen und Bürgermeister aus Gemeinden mit mindestens 1.000 Einwohnern. Der Erhebungszeitraum lag im Mai und Juni 2026; öffentlich genannt werden 1.296 Befragte. Damit geht es nicht um einige Vorzeige-Labore in Großstädten, sondern um den kommunalen Alltag: Bürgerbüros, Sitzungsunterlagen, Bauakten, Ratsprotokolle, interne Vorlagen und die Frage, wie viel digitale Entlastung eine Verwaltung überhaupt organisieren kann.
Der zentrale Wert ist klar: 52 Prozent nutzen oder testen KI. 16 Prozent setzen Anwendungen bereits produktiv ein, weitere 36 Prozent befinden sich in der Erprobung. 43 Prozent der Befragten sagen dagegen, dass KI in ihrer Verwaltung aktuell noch kein Thema ist. Das ist ein ungewöhnlich scharfes Bild, weil es nicht nur Interesse misst, sondern konkrete Nutzung und Tests voneinander trennt.
Warum das für Kommunen wichtig ist
Kommunen stehen seit Jahren unter Druck: Fachkräftemangel, wachsende Aufgaben, alte Fachverfahren, komplizierte Förderlogik und Bürgerinnen und Bürger, die digitale Abläufe aus Banken, Handel oder Versicherungen längst gewohnt sind. Die Befragung zeigt diese Spannung deutlich. 97 Prozent der Bürgermeisterinnen und Bürgermeister halten Digitalisierung ihrer Verwaltung für wichtig oder sehr wichtig. Gleichzeitig bewerten 28 Prozent den eigenen Digitalisierungsgrad als „nicht zufriedenstellend“ oder „unzureichend“. Die Durchschnittsnote wird mit 3,7 angegeben.
KI trifft also nicht auf eine perfekt modernisierte Verwaltung. Sie trifft auf eine Organisation, die häufig noch mit Medienbrüchen, knappen IT-Budgets und hoher Arbeitslast kämpft. Genau deshalb ist der Einsatz so attraktiv: Wenn ein System Protokolle vorbereitet, Texte übersetzt, Akten zusammenfasst oder Standarddokumente schneller erstellt, kann das im Alltag unmittelbar Zeit sparen.
Wo KI schon eingesetzt wird
Die bislang genannten Einsatzfelder sind erstaunlich bodenständig. Es geht nicht zuerst um autonome Entscheidungen über Anträge, sondern um Arbeiten, die in Verwaltungen täglich wiederkehren.
| Einsatzfeld | Praktischer Nutzen | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Dokumentenerstellung | Entwürfe, Vorlagen und Formulierungen schneller vorbereiten | Fachliche Prüfung und klare Freigaben |
| Übersetzungen und Texte | Informationen verständlicher und mehrsprachig bereitstellen | Barrierefreiheit, Ton und rechtliche Genauigkeit |
| Aktenanalyse | Lange Vorgänge schneller strukturieren | Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Zugriffsschutz |
| Sitzungsprotokolle | Gremienarbeit entlasten und Ergebnisse schneller dokumentieren | Prüfung durch zuständige Personen |
Aus Sicht der Rathäuser stehen Effizienz, Zeitersparnis und eine schnellere Bearbeitung von Bürgeranliegen im Vordergrund. Knapp die Hälfte sieht KI zudem als mögliche Hilfe gegen den Fachkräftemangel. Das ist plausibel, solange KI Aufgaben vorbereitet und Routinearbeit reduziert. Kritisch wird es, wenn Ergebnisse ungeprüft in Bescheide, Ratsunterlagen oder interne Entscheidungen wandern.
Die Lücke bei den Leitplanken
Der heikle Punkt ist die Governance. Laut den öffentlich genannten Zahlen verfügen erst 19 Prozent der Kommunen über verbindliche KI-Richtlinien. Das ist wenig, wenn gleichzeitig mehr als jede zweite Kommune KI nutzt oder testet. Eine Verwaltung kann den Einsatz nicht allein über individuelle Vorsicht regeln. Sie braucht klare Antworten auf einfache, aber harte Fragen.
- Welche Daten dürfen in ein KI-System eingegeben werden – und welche ausdrücklich nicht?
- Welche Ergebnisse müssen fachlich, rechtlich oder politisch freigegeben werden?
- Wer dokumentiert, wann KI eingesetzt wurde?
- Welche Anbieter erfüllen Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Datenstandort?
- Wie werden Fehler, Halluzinationen oder diskriminierende Vorschläge erkannt?
Die Risiken sind in der Befragung ebenfalls sichtbar. Genannt werden unter anderem Abhängigkeit von externen Anbietern, Datenschutz und Cybersicherheit. Auffällig ist auch der Wunsch nach digitaler Souveränität: 88 Prozent halten es für wichtig, dass Softwareanbieter und Serverstandorte in Deutschland oder der EU sitzen. Das zeigt, wie politisch eine scheinbar technische Beschaffungsfrage inzwischen geworden ist.
Kleine Kommunen haben ein anderes Problem
Besonders deutlich wird der Unterschied nach Gemeindegröße. In Kommunen unter 5.000 Einwohnern nutzen oder testen erst 39 Prozent KI-Anwendungen. In Städten ab 20.000 Einwohnern sind es den veröffentlichten Angaben zufolge bereits mehr als 90 Prozent. Das ist kein Zufall. Größere Städte haben eher IT-Stellen, Datenschutzkoordination, Projektbudgets und Fachbereiche, die Pilotprojekte stemmen können.
Kleine Rathäuser brauchen häufig keine große KI-Strategie auf 80 Seiten. Sie brauchen sichere, wiederholbare Standards: Welche Tools sind erlaubt? Welche Daten bleiben draußen? Wer prüft Texte? Welche Aufgaben eignen sich für erste Tests? Ohne solche einfachen Regeln entsteht ein gefährlicher Zwischenzustand: einzelne Beschäftigte probieren KI aus, aber die Organisation lernt nicht systematisch daraus.
Meine Einschätzung
Der Engpass liegt nicht beim Zugang zu KI. Der Zugang ist inzwischen fast trivial. Der Engpass liegt bei der Fähigkeit, KI in Verwaltungsprozesse einzubauen, ohne Verantwortung zu verwischen. Ein Rathaus kann mit KI schneller schreiben, sortieren und zusammenfassen. Bürgerinnen und Bürger haben davon aber nur etwas, wenn am Ende die Bearbeitung verlässlicher wird: weniger Liegezeiten, verständlichere Bescheide, klare Auskunft und keine Datenpannen.
Deshalb sollte der nächste Schritt nicht heißen: noch ein Tool, noch ein Pilot, noch ein Dashboard. Der nächste Schritt heißt: Datenklassen definieren, Freigaben festlegen, Anbieter prüfen, Mitarbeitende schulen und Einsatzfälle dokumentieren. Das klingt nüchtern. Genau darin liegt der Unterschied zwischen digitaler Entlastung und neuem Verwaltungsrisiko.
Praxischeck für Rathäuser
- Erste Einsatzfälle klein halten: Protokollentwürfe, Zusammenfassungen und interne Textbausteine eignen sich besser als sensible Einzelfallentscheidungen.
- Daten vor dem Tool klären: Personenbezogene Daten, vertrauliche Vorgänge und Ratsinterna brauchen eindeutige Regeln.
- Prüfpflicht sichtbar machen: KI-Ergebnisse dürfen Verwaltungsarbeit vorbereiten, aber nicht unkontrolliert ersetzen.
- Anbieter nicht nur nach Funktion wählen: Datenstandort, Vertragsbedingungen, Protokollierung und Löschkonzepte gehören in die Beschaffung.
- Beschäftigte einbinden: Akzeptanz entsteht nicht durch Anordnung, sondern durch Schulung, klare Zuständigkeiten und gute Beispiele aus dem eigenen Haus.
FAQ
Nutzen jetzt alle Rathäuser KI?
Nein. Die Befragung spricht von 52 Prozent, die KI produktiv einsetzen oder testen. 43 Prozent geben an, dass KI in ihrer Verwaltung aktuell noch kein Thema ist.
Welche Aufgaben übernimmt KI in Kommunen zuerst?
Im Vordergrund stehen Büro- und Wissensaufgaben: Dokumente, Übersetzungen, Textentwürfe, Aktenzusammenfassungen und Sitzungsprotokolle. Das sind Bereiche, in denen KI vorbereiten kann, ohne sofort Verwaltungsentscheidungen zu treffen.
Warum sind KI-Richtlinien so wichtig?
Weil Verwaltung mit sensiblen Daten arbeitet und Entscheidungen nachvollziehbar bleiben müssen. Ohne Richtlinien ist unklar, welche Daten in welche Systeme dürfen, wer Ergebnisse prüft und wie Fehler dokumentiert werden.
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Quellen und weiterführende Informationen
- Deutsche Börse / dpa-AFX: Umfrage: Jedes zweite Rathaus nutzt oder testet KI
- Behörden Spiegel: Bremsklotz Berlin: Rathäuser strafen Regierung ab
- heise online: Umfrage: Jedes zweite Rathaus nutzt oder testet KI
- EQS News / Meister: Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung – forsa-Umfrage von Meister
Hinweis: Für diesen Artikel wurden KI-gestützte Recherche- und Editierwerkzeuge verwendet. Der Inhalt wurde redaktionell geprüft. Stand: 2026-07-07
