WLAN-Drucker in Windows 11 einrichten und „Drucker offline“ beheben

Du willst schnell ein Ticket ausdrucken, ein Rücksendeetikett kleben oder Unterlagen für Schule, Ausbildung oder Job vorbereiten – und ausgerechnet dann steht da: „Drucker offline“. Oder Windows 11 findet deinen WLAN-Drucker schlicht nicht, obwohl er am Handy problemlos druckt. Das fühlt sich oft nach „irgendwas mit dem Netzwerk“ an, ist aber in der Praxis meist eine Mischung aus Kleinigkeiten: falsches WLAN-Band, ein festhängender Druckauftrag, ein ungünstiger Anschluss-Typ (WSD) oder ein Treiber, der zwar installiert ist, aber nicht sauber arbeitet.

Der gute Teil: In Windows 11 lassen sich die häufigsten Probleme systematisch lösen – ohne Spezialwissen und ohne lange Rumprobier-Schleifen. Wichtig ist vor allem, dass du in einer klaren Reihenfolge vorgehst: erst Verbindung und Grundzustand prüfen, dann den Drucker korrekt hinzufügen, anschließend testen, und erst zum Schluss die typischen „Härtetests“ wie Druckwarteschlange leeren oder manuell per IP einrichten.

Genau diese Reihenfolge nutzt die Anleitung unten. Du kannst sie komplett durchgehen oder direkt bei dem Abschnitt einsteigen, der zu deiner Situation passt.

Ein WLAN-Drucker ist in Windows 11 meistens ein „Netzwerkdrucker“: Dein PC schickt Druckdaten übers Heimnetz (WLAN oder LAN) direkt an den Drucker. Windows erkennt viele Modelle automatisch und richtet sie über die Systemeinstellungen ein. Klappt das nicht, kannst du den Drucker manuell hinzufügen – zum Beispiel über seine IP-Adresse (eine Art Hausnummer im Netzwerk).

Ein paar Begriffe helfen, damit die Menüs weniger kryptisch wirken:

• Druckwarteschlange: Eine Liste offener Druckaufträge. Wenn ein Auftrag hängen bleibt, kann er alles blockieren.
• Drucker offline: Windows kann den Drucker gerade nicht erreichen oder glaubt das – etwa nach WLAN-Wechsel, Energiesparmodus oder einem festgefahrenen Auftrag.
• Treiber: Die „Übersetzer“-Software zwischen Windows und Drucker. Windows installiert oft automatisch passende Treiber (über Windows Update), für Sonderfunktionen gibt es teils Hersteller-Software.
• WSD: Ein automatisches Erkennungs- und Verbindungsverfahren im Netzwerk. Bequem, aber manchmal störanfällig. Alternativ ist ein Standard TCP/IP-Port (IP-basiert) häufig stabiler.

Fast alle „Drucker offline“-Fälle lassen sich lösen, indem du erst die Warteschlange bereinigst und dann sicherstellst, dass Windows den Drucker über eine stabile Verbindung (idealerweise per IP) anspricht.

Für den Alltag bedeutet das: Du brauchst kein neues Gerät und meist auch keinen „Reset-Marathon“. Oft reicht es, eine blockierte Warteschlange zu leeren, den Drucker kurz stromlos zu machen und ihn danach sauber neu zu verbinden. Wenn dein Drucker regelmäßig „verschwindet“, ist die IP-basierte Einrichtung ein bewährter Schritt, weil Windows dann nicht jedes Mal neu suchen muss.

Option oder Variante	Beschreibung	Geeignet für
Automatisch hinzufügen	Windows findet den Drucker im WLAN und installiert Treiber selbst.	Die meisten aktuellen Heimdrucker im gleichen Netzwerk.
Manuell per IP (TCP/IP-Port)	Du gibst IP-Adresse oder Hostname an; Windows verbindet gezielt.	Wenn „Drucker offline“ häufig auftritt oder die Erkennung scheitert.
Druckerfreigabe über einen PC	Ein PC im Netzwerk teilt einen lokal angeschlossenen Drucker für andere.	Wenn der Drucker per USB an einem anderen Windows-PC hängt.

Bevor du in Windows 11 den Drucker hinzufügst, lohnt sich ein kurzer Check. Das spart Zeit – und verhindert, dass du später an einer Kleinigkeit scheiterst, die Windows nicht klar benennt.

• Der Drucker ist wirklich im WLAN: Auf dem Display des Druckers sollte dein WLAN-Name (SSID) stehen. Viele Drucker unterstützen nur 2,4 GHz oder sind dort stabiler. Wenn dein Router 2,4 GHz und 5 GHz getrennt benennt, achte darauf, dass PC und Drucker im gleichen Netz hängen.
• Strom und „Wachzustand“: Manche Geräte gehen in einen tiefen Energiesparmodus. Wecke den Drucker einmal (Taste drücken) oder starte ihn kurz neu.
• Windows Update: Eine aktuelle Windows-Installation hilft, weil Treiber oft über Windows Update kommen. Öffne dazu Einstellungen > Windows Update und installiere ausstehende Updates.
• Netzwerkprofil: Für manche Netzwerkfunktionen ist „Privates Netzwerk“ sinnvoll. Prüfe unter Einstellungen > Netzwerk & Internet > WLAN (bzw. Ethernet), ob dein Netzwerk als privat eingerichtet ist.
• Admin-Rechte: Für Treiberinstallation oder das Leeren des Spool-Ordners sind gelegentlich Administratorrechte nötig.

Praktisch ist außerdem, die IP-Adresse des Druckers zu kennen, falls du ihn später manuell einrichten willst. Je nach Modell findest du sie:

1. im Drucker-Display unter Netzwerk-/WLAN-Infos,
2. auf einer Netzwerk-/Konfigurationsseite (oft über ein Menü „Bericht drucken“),
3. oder in der Geräteliste deines Routers.

Wenn dein Drucker bereits eingerichtet war und nur „offline“ ist: Entferne ihn noch nicht sofort. Häufig reicht erst die Fehlerbehebung aus Kapitel 4. Neu hinzufügen ist dann der zweite Schritt, nicht der erste.

Die folgenden Schritte führen dich durch die Einrichtung eines WLAN-Druckers in Windows 11 – erst über die normale Geräte-Suche, danach (falls nötig) als robuste manuelle Variante per IP. Nimm dir kurz Zeit für den Testdruck; der spart später viel Ärger.

1. Drucker einschalten und ins richtige WLAN bringen
   Prüfe am Drucker, ob er mit deinem Heim-WLAN verbunden ist (SSID anzeigen lassen). Wenn du unsicher bist: Drucker kurz ausschalten, 10 Sekunden warten, wieder einschalten.
2. Windows 11: Drucker hinzufügen
   Öffne Einstellungen > Bluetooth & Geräte > Drucker & Scanner. Klicke auf Gerät hinzufügen. Windows sucht nun im Netzwerk. Das kann je nach Router und Drucker einen Moment dauern.
3. Wenn der Drucker gefunden wird: hinzufügen und benennen
   Wähle deinen Drucker aus und bestätige. Windows installiert Treiber automatisch. Gib dem Gerät bei Bedarf einen eindeutigen Namen (zum Beispiel „Laser_Wohnzimmer“), damit du ihn später in Druckdialogen schnell erkennst.
4. Testdruck starten
   In Drucker & Scanner klickst du auf den Drucker > Drucken einer Testseite (Bezeichnung kann je nach Windows-Version leicht variieren). Kommt die Seite an, ist die Basis-Verbindung ok.
5. Wenn der Drucker nicht auftaucht: manuell hinzufügen
   Bleibt die Suche erfolglos, nutze die manuelle Option in der Drucker-Suche („Der gewünschte Drucker ist nicht aufgeführt“ bzw. „Manuell hinzufügen“). Wähle anschließend „Drucker über TCP/IP-Adresse oder Hostname hinzufügen“ und trage die IP-Adresse ein, die du in der Vorbereitung ermittelt hast.
6. Verbindung stabilisieren (TCP/IP statt WSD)
   Wenn Windows fragt, ob es den Drucker abfragen soll, lasse es zunächst zu. Sollte der Drucker später häufig offline sein, ist ein Standard-TCP/IP-Port oft die stabilere Grundlage als eine reine WSD-Erkennung. (Welche Option genau angezeigt wird, hängt vom Modell ab.)
7. Treiber auswählen (falls Windows fragt)
   Wenn Windows keinen passenden Treiber automatisch findet, kannst du einen herstellerspezifischen Treiber aus der Liste wählen oder über Windows Update nachladen. Für Spezialfunktionen (beidseitiger Druck, Papierfächer, Scan-Tools) kann die Hersteller-Software nötig sein. Installiere sie nur aus offiziellen Quellen.
8. Als Standarddrucker setzen (optional)
   Wenn du oft druckst, setze den Drucker in Drucker & Scanner als Standard. Das reduziert Verwechslungen mit alten, nicht mehr vorhandenen Geräten.

Woran du merkst, dass alles korrekt ist: Der Drucker wird in der Liste ohne Warnsymbol angezeigt, der Status wechselt nach kurzer Zeit auf „Bereit“, und ein Testdruck kommt ohne Verzögerung heraus. Wenn stattdessen „offline“ erscheint, ist Kapitel 4 dein schneller Werkzeugkasten.

„Drucker offline“ in Windows 11 wirkt dramatischer, als es meistens ist. Arbeite die folgenden Punkte in dieser Reihenfolge ab – vom schnellsten Fix bis zur robusten Neuverbindung.

1) Offline-Modus und Standarddrucker prüfen
Öffne Einstellungen > Bluetooth & Geräte > Drucker & Scanner > deinen Drucker. Öffne die Druckwarteschlange und prüfe in den Menüs, ob „Drucker offline verwenden“ oder „Drucken anhalten“ aktiv ist. Deaktiviere beides. Setze den richtigen Drucker als Standard, falls Windows auf ein anderes Gerät ausweicht.

2) Druckwarteschlange leeren (die häufigste Sofortlösung)
Bleibt ein Auftrag hängen, hilft oft „Alle Dokumente abbrechen“. Wenn das nicht reicht, setze die Warteschlange sauber zurück: Starte den Windows-Dienst Druckwarteschlange (Print Spooler) neu und lösche die blockierten Spool-Dateien im Ordner C:\Windows\System32\spool\PRINTERS. Das empfiehlt auch Microsoft als Standardmaßnahme bei festhängenden Jobs. Danach den Druckerstatus erneut prüfen und einen kleinen Testdruck senden (zum Beispiel eine einzelne Seite).

3) Netzwerk-Check: gleicher Router, gleiche Ebene
Achte darauf, dass PC und Drucker wirklich im gleichen Netzwerk sind. Typische Stolpersteine sind Gast-WLAN, ein zweiter Router/Repeater mit separatem Netz oder ein Wechsel zwischen 2,4 GHz und 5 GHz. Wenn dein Router „Geräteisolation“ im Gastnetz nutzt, kann Windows den Drucker zwar sehen, aber nicht zuverlässig ansprechen.

4) Drucker entfernen und neu hinzufügen
Wenn sich der Status nicht stabilisieren lässt: Entferne den Drucker in Drucker & Scanner und füge ihn neu hinzu. Achte diesmal darauf, nach Möglichkeit die manuelle TCP/IP-Variante (IP-Adresse) zu nutzen, wenn die automatische Erkennung zuvor instabil war.

5) Variante: Druckerfreigabe in Windows 11 aktivieren
Diese Option brauchst du nur, wenn der Drucker per USB an einem anderen Windows-PC hängt und von dort aus im Netzwerk genutzt werden soll. Dann kann eine Druckerfreigabe sinnvoll sein. Microsoft beschreibt dafür die nötigen Schritte über die Druckereinstellungen und Freigabeoptionen. In gemischten Netzwerken (Windows/macOS) kann es je nach Gerät zusätzliche Einstellungen geben.

6) Tipp für mehr Stabilität: IP-Adresse „festhalten“
Manche Offline-Probleme entstehen, weil der Drucker nach einem Neustart eine neue IP-Adresse bekommt. In vielen Routern lässt sich eine „DHCP-Reservierung“ für den Drucker setzen (der Drucker bekommt dann immer die gleiche IP). Das ist kein Muss, aber oft der Unterschied zwischen „läuft monatelang“ und „alle paar Wochen offline“.

Wenn du noch tiefer einsteigen willst: Auf TechZeitGeist findest du eine breiter gefasste Anleitung für mehrere Plattformen, zum Beispiel WLAN-Drucker auf Windows, Mac, iPhone und Android einrichten. Für Windows-spezifische Wartungsarbeiten kann außerdem ein separater Workflow rund ums Aufräumen helfen – etwa, wenn viele alte Geräte-Einträge im System stehen (siehe Windows 11: Geräte und Drucker aufräumen, falls verfügbar).

Ein WLAN-Drucker muss unter Windows 11 nicht kompliziert sein: Am zuverlässigsten klappt es, wenn du zuerst sicherstellst, dass Drucker und PC wirklich im gleichen Netzwerk hängen, und den Drucker anschließend über Einstellungen > Bluetooth & Geräte > Drucker & Scanner hinzufügst. Taucht das Gerät nicht auf oder wird es regelmäßig als „offline“ gemeldet, ist die Druckwarteschlange der wahrscheinlichste Bremsklotz. Ein sauberer Spooler-Neustart plus leere Warteschlange bringt viele Setups sofort wieder ins Laufen. Für dauerhaft stabile Verbindungen lohnt sich außerdem die manuelle Einrichtung per IP-Adresse, weil Windows dann gezielter drucken kann und weniger auf automatische Erkennung angewiesen ist.