Auf einen Blick
Die Microsoft 365 Kosten können für Teams mit SharePoint/OneDrive spürbar steigen – nicht wegen eines „neuen Buttons“, sondern wegen Speicherlogik, Archivierung und Lizenz-Umstellungen. Wer viel Daten hortet, Ex-Mitarbeiter-Accounts lange aufbewahrt oder Standalone-Pläne nutzt, riskiert Zusatzkosten für Speicher, Add-ons und Migration.
Das Wichtigste
- SharePoint Online rechnet tenantweit: 1 TB Basis + 10 GB pro lizenzierter Nutzer:in; bei Überschreitung drohen Einschränkungen bis hin zu Read-only, bis ihr reduziert oder zukauft.
- Microsoft bepreist Archivspeicher über Microsoft 365 Archive mit nutzungsabhängigen Gebühren (u.a. Speicher pro GB/Monat und Reaktivierung pro GB) – relevant, wenn Inhalte „wegarchiviert“ und später wieder gebraucht werden.
- Laut aktueller Berichterstattung streicht Microsoft einige Standalone-Tarife für SharePoint/OneDrive; das erhöht den Druck, auf Bundle-Lizenzen oder andere Vertragsmodelle zu wechseln.
Einleitung
Wenn deine IT-Kosten 2026 „aus dem Nichts“ steigen, steckt oft kein Hardware-Upgrade dahinter, sondern ein Cloud-Detail: Speicher ist in Microsoft 365 nicht einfach „unbegrenzt“ – und er hängt an Lizenzen, Tenant-Quoten und Archiv-Mechaniken. Genau dort können Microsoft 365 Kosten plötzlich kippen: mehr Sitzplätze als geplant, zusätzlicher Speicher, externe Backups, Migration – plus Beratungsaufwand, wenn’s schnell gehen muss.
Was neu ist
Der Kostentreiber ist eine Kombination aus drei Entwicklungen, die in der Praxis zusammenwirken:
1) SharePoint-Speicher ist ein Pool, der an eure Lizenzen gekoppelt ist. Microsoft beschreibt für SharePoint Online eine tenantweite Speicherberechnung (Basis + Zuschlag pro lizenzierter Person) und weist darauf hin, dass bei dauerhaft überschrittenen Grenzen Einschränkungen möglich sind. Das ist kein „Pro-Feature“, sondern eine harte Betriebsbedingung: Wer zu viel belegt, muss aufräumen oder zusätzliche Kapazität einkaufen.
2) Archivierung wird zur eigenen Kostenposition. Mit Microsoft 365 Archive existiert ein Preismodell, das Archivspeicher und die Reaktivierung von Daten pro GB bepreist. Wichtig dabei: Archivierung ist aus Sicht des Tagesgeschäfts bequem („Daten sind ja noch da“), kann aber später teuer werden, wenn ihr große Datenmengen kurzfristig wieder aktivieren müsst – etwa für Prüfungen, Rechtsfälle oder spontane Projekt-Reaktivierungen. (Die konkreten Preise sind in Microsofts Dokumentation ausgewiesen; Abrechnung und Verfügbarkeit können je nach Vertrag/Region variieren.)
3) Lizenz- und SKU-Bereinigung erhöht Migrationsdruck. Medienberichte von Anfang Februar 2026 beschreiben, dass Microsoft einzelne Standalone-Pläne für SharePoint/OneDrive auslaufen lässt. Für Organisationen, die bewusst „nur Speicher“ statt kompletter Microsoft-365-Bundles gekauft haben, wird das zum Budgetthema: Entweder ihr wechselt den Plan – oder ihr migriert.
Was das für dich bedeutet
Für Deutschland (und die EU) ist das kein abstraktes Licensing-Gerücht, sondern ein ganz normaler Alltagseffekt: Mehr Daten + weniger Flexibilität bei „billigen“ Tarifen = höhere Microsoft 365 Kosten. Besonders schnell trifft es Organisationen, die viel dokumentieren (Schulen/Verwaltung), lange aufbewahren (Behörden/Compliance) oder viele kleine Konten verwalten (Vereine/KMU).
Bin ich betroffen? Schnellcheck für KMU, Vereine, Schulen, Behörden
- Vertragsart: Nutzt ihr Standalone-Pläne für SharePoint/OneDrive oder ein Microsoft-365-Bundle (Business/E3/E5 etc.)?
- Laufzeit & Verlängerung: Wann endet euer Vertrag (CSP/Reseller, Rahmenvertrag, Jahresbindung) – und wann müsst ihr umstellen?
- Datenvolumen: Wie viele TB liegen in SharePoint-Sites + OneDrive (Top-10-Sites, „alte“ Projektbibliotheken, Video/Backup-Dateien)?
- Offboarding-Prozess: Was passiert mit OneDrive/SharePoint-Inhalten, wenn Personen gehen (Löschung, Übergabe, Archiv, Aufbewahrung)?
- Integrationen: Hängen Fachverfahren, Power Automate/Apps, DMS-Connectoren oder Backup-Tools an SharePoint/OneDrive?
- Compliance/DSGVO: Braucht ihr Aufbewahrung, eDiscovery oder Legal Hold – und ist klar, wie ihr Daten im Ernstfall schnell wieder aktiv bekommt?
- Speichersteuerung: Habt ihr Quoten, Lifecycle-Regeln, Aufräum-Routinen und ein Reporting (monatlich) etabliert?
Realistische Mehrkosten-Pfade (ohne Drama):
Seat-Kosten: Wenn Standalone-Pläne auslaufen oder Features plötzlich nur im Bundle funktionieren, kann der Wechsel auf teurere Microsoft-365-Pläne nötig werden. Das ist häufig teurer als „nur Speicher“ – aber oft der schnellste Weg, um Funktions- und Compliance-Lücken zu schließen.
Speicher-Kosten: Der SharePoint-Pool ist begrenzt. Wenn ihr an der Grenze seid, bezahlt ihr entweder extra Kapazität oder investiert in Aufräumen/Archivierung. Und wenn Archivierung pro GB abgerechnet wird, wird „wir behalten alles“ zur Rechnung – besonders bei vielen ehemaligen Nutzerkonten mit großen OneDrives.
Migrations- & Beratungskosten: Planwechsel oder Datenumzug klingt im Einkauf nach „nur Lizenz“, endet aber oft in Projektarbeit: Inventur, Berechtigungen, Link-Brüche, Teams/SharePoint-Strukturen, Backup- und Restore-Tests, Schulungen.
Handlungsoptionen, die sich in der Praxis rechnen können:
1) Verlängern & verhandeln: Wenn eure Laufzeit bald endet, sprecht früh mit Reseller/Account-Team. Ziel: Zeit gewinnen für saubere Inventur und ein geplantes Zielbild (statt „Feuerwehr“).
2) Daten aufräumen (ja, langweilig – aber billig): Dubletten, Alt-Projekte, Video-Rohdaten, „Backup.zip“ in SharePoint: Das ist oft der schnellste TB-Hebel. Setzt klare Regeln: Was ist Arbeitsdaten, was Archiv, was muss raus?
3) Backup-Strategie klären: Microsoft 365 ist kein vollständiges Backup-Konzept. Prüft, ob ihr unabhängige Backups braucht (Ransomware, Fehlbedienung, rechtliche Anforderungen) – und kalkuliert die Kosten transparent neben den Microsoft 365 Kosten.
4) Alternativen prüfen – ohne Missionierung: Nextcloud (Self-Hosting/Managed), OnlyOffice/LibreOffice als Office-Komponenten oder deutsch/europäisch ausgerichtete Kollaborations-Stacks können passen. Aber plant Wechselhürden ehrlich ein: Migration, Rechte, Integrationen, Suchfunktion, Offline, Mobile, eDiscovery/Retention, Schulung.
Wie es weitergeht
Die nächsten Wochen entscheiden, ob das ein „kleiner Posten“ oder ein Budget-Loch wird. Mein pragmatischer Ablauf für 2026: (1) Speicher-Inventur und Top-Kostentreiber identifizieren (Sites/OneDrives, Offboarding-Altlasten). (2) Vertragliche Roadmap prüfen (welche SKUs laufen aus, welche Bindungen gelten). (3) Zielmodell wählen: mehr Lizenzen, mehr Kapazität, Aufräumen/Archiv, oder Teilmigration. (4) Umsetzung mit Zeitslots, bevor die Verlängerung/Abkündigung euch taktet.
Wichtig: Verlasst euch nicht auf Hörensagen. Checkt in eurem Tenant die tatsächlich angezeigten Speicherwerte (SharePoint Admin Center / Reports) und gleicht sie mit eurem Vertragsmodell ab. Wenn ihr öffentliche Einrichtungen seid: Plant zusätzliche Zeit für Vergabe- und Freigabeprozesse ein – die Technik ist selten das Nadelöhr, der Einkauf schon.
Fazit
Die teuerste Variante ist meistens: nichts tun und auf den nächsten Lizenz- oder Speicher-Alarm warten. SharePoint/OneDrive sind für Kollaboration stark, aber sie verzeihen Daten-Wildwuchs und Offboarding-Schluderei nicht – spätestens dann, wenn Archivierung, Reaktivierung oder zusätzliche Kapazität pro GB abgerechnet werden und Standalone-Tarife verschwinden. Wer jetzt inventarisiert, aufräumt und den Vertrag aktiv steuert, kann die Microsoft 365 Kosten wieder planbar machen.
