XVERWEIS in Excel ist der moderne Weg, um Werte in Tabellen zuverlässig zu finden – ohne die typischen Stolperfallen von SVERWEIS. Du kannst damit nicht nur „nach rechts“, sondern auch nach links suchen, Treffer sauber abfangen (statt #NV) und bei Bedarf gleich mehrere Spalten zurückgeben. In dieser Anleitung ersetzt du bestehende SVERWEIS-Formeln Schritt für Schritt durch XVERWEIS und bekommst praxistaugliche Beispiele für Alltagstabellen wie Preislisten, Mitarbeiterdaten oder Artikellisten.
Einleitung
Viele Excel-Listen wachsen im Alltag „einfach so“: Eine neue Spalte kommt dazu, Spalten werden verschoben, ein Kollege kopiert Daten aus einem System, und plötzlich stimmen Ergebnisse nicht mehr. Genau an dieser Stelle ist SVERWEIS berüchtigt: Die Formel hängt an einem festen Spaltenindex. Wenn sich die Tabelle ändert, liefert SVERWEIS im schlimmsten Fall einen falschen Wert – ohne dass sofort ein Fehler sichtbar wird.
XVERWEIS setzt dieses Problem deutlich robuster um. Du sagst Excel nicht mehr „nimm Spalte 4“, sondern: „Suche in dieser Spalte nach dem Schlüssel und gib den passenden Wert aus jener Spalte zurück.“ Das ist einfacher zu lesen, leichter zu warten und in vielen Situationen schneller angepasst.
Gerade bei typischen Aufgaben wie „Artikelnummer → Preis“, „PLZ → Ort“, „Mitarbeiter-ID → Abteilung“ oder „Produkt → Lagerbestand“ lohnt sich der Umstieg. Du bekommst dabei nicht nur eine neue Funktion, sondern eine stabilere Arbeitsweise, die auch dann funktioniert, wenn deine Liste sich weiterentwickelt.
Grundlagen und Überblick: Excel XVERWEIS im Alltag
XVERWEIS (englisch: XLOOKUP) ist eine Nachschlagefunktion in Excel. Sie sucht einen Wert (zum Beispiel eine Artikelnummer) in einer „Suchmatrix“ und gibt den zugehörigen Wert aus einer „Rückgabematrix“ zurück. Wichtig: Such- und Rückgabebereich sind bei XVERWEIS getrennt. Genau das macht die Formel so flexibel.
Die Grund-Syntax laut Microsoft lautet: =XVERWEIS(Suchkriterium; Suchmatrix; Rückgabematrix; [wenn_nicht_gefunden]; [Vergleichsmodus]; [Suchmodus]). Standardmäßig nutzt XVERWEIS eine exakte Übereinstimmung (Vergleichsmodus 0). Wenn nichts gefunden wird, erscheint ohne Zusatz ein #NV – alternativ kannst du über wenn_nicht_gefunden einen eigenen Text ausgeben lassen.
Der größte Praxisvorteil von XVERWEIS: Du verknüpfst Suchspalte und Rückgabespalte direkt – unabhängig davon, wo sie in der Tabelle stehen.
Ein weiterer Unterschied zu SVERWEIS: XVERWEIS kann problemlos „nach links“ zurückgeben. Das ist in echten Listen häufig praktisch, weil die Suchspalte nicht immer ganz links steht. Außerdem kann XVERWEIS mit einem Suchmodus auch von unten nach oben suchen (zum Beispiel, um den letzten Eintrag zu finden). Microsoft dokumentiert dafür die Suchmodi 1 (Standard), -1 (rückwärts) sowie 2/-2 für binäre Suche bei sortierten Daten.
| Option oder Variante | Beschreibung | Geeignet für |
|---|---|---|
| Standard (exakt) | Findet nur echte Treffer; ohne Treffer entsteht #NV oder dein eigener Text. | Artikelnummern, IDs, PLZ, eindeutige Schlüssel. |
| Wildcard-Suche | Vergleichsmodus 2 erlaubt Platzhalter wie * und ? (mit ~ zum „Escapen“). | Teilsuche in Codes oder Namen, wenn der Schlüssel nicht exakt vorliegt. |
| Rückwärtssuche | Suchmodus -1 startet am Ende und findet den letzten passenden Eintrag. | Protokolle, Historienlisten, letzte Änderung finden. |
| Nächstkleiner/nächstgrößer | Vergleichsmodus -1 oder 1 findet Näherungswerte (Daten müssen sinnvoll sortiert sein). | Tarife, Staffelpreise, Steuersätze, Rabatttabellen. |
Vorbereitung und Voraussetzungen
Bevor du SVERWEIS durch XVERWEIS ersetzt, lohnt sich ein kurzer Check. So vermeidest du typische Fehler wie #NAME? (Funktion nicht verfügbar) oder #NV durch schmutzige Daten.
- Excel-Version prüfen: Laut Microsoft ist XVERWEIS in Excel für Microsoft 365 sowie in Excel 2021 (und neueren Dauerlizenzen) verfügbar. In älteren Versionen wie Excel 2016/2019 gibt es XVERWEIS nicht.
- Arbeitsmappe sichern: Speichere eine Kopie, bevor du viele Formeln austauschst. Das ist vor allem wichtig, wenn andere Personen die Datei ebenfalls nutzen.
- Schlüsselspalte festlegen: Entscheide, wonach gesucht wird (z. B. Artikelnummer). Diese Spalte sollte möglichst eindeutig sein.
- Datensauberkeit prüfen: Kommen die Schlüssel aus Importen, sind manchmal führende/trailing Leerzeichen oder Zahlen als Text dabei. Das ist eine der häufigsten Ursachen für #NV.
- Bereiche stabil machen: Arbeite nach Möglichkeit mit Excel-Tabellen (Einfügen → Tabelle). Dann wachsen Such- und Rückgabebereiche automatisch mit.
Wenn du bereits XVERWEIS-Grundlagen vertiefen willst, findest du bei TechZeitGeist passende Einstiegsartikel, zum Beispiel Excel XVERWEIS Schritt für Schritt oder die Sammlung im Excel-Archiv von TechZeitGeist.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: SVERWEIS durch XVERWEIS ersetzen
Das Vorgehen ist immer ähnlich: Du nimmst das Suchkriterium aus der alten Formel, trennst Such- und Rückgabespalte sauber und ergänzt bei Bedarf eine eigene „Nicht gefunden“-Ausgabe. Ein typisches SVERWEIS-Beispiel sieht so aus: =SVERWEIS(E2;A:B;2;FALSCH). Das bedeutet: Suche den Wert aus E2 in der ersten Spalte von A:B und gib aus der 2. Spalte zurück.
- Alte SVERWEIS-Formel identifizieren: Klicke in eine Zelle mit SVERWEIS und notiere dir vier Dinge: Suchwert, Matrix, Spaltenindex und ob FALSCH (exakt) genutzt wird.
- Suchspalte festlegen: Bei SVERWEIS ist es immer die erste Spalte der Matrix. Wenn deine Matrix A:B ist, dann ist die Suchmatrix meistens A:A bzw. A2:A100 (genau der Bereich, in dem gesucht wird).
- Rückgabespalte festlegen: Der Spaltenindex sagt dir, welche Spalte zurückkommt. Bei 2 ist es die zweite Spalte der Matrix, also im Beispiel B:B bzw. B2:B100.
- XVERWEIS-Grundformel bauen: Setze die Teile zusammen: =XVERWEIS(E2;A:A;B:B). Nutze statt ganzer Spalten gern passende Bereiche, damit die Datei übersichtlich bleibt.
- „Nicht gefunden“ sauber abfangen: Ergänze ein viertes Argument, damit statt #NV ein klarer Text erscheint, z. B.: =XVERWEIS(E2;A:A;B:B;”kein Treffer”). Das ist oft lesbarer als ein späteres Umwickeln mit WENNFEHLER.
- „Nach links“ suchen (häufiger Umstiegsgrund): Wenn die Rückgabespalte links von der Suchspalte steht, geht das mit SVERWEIS nicht direkt. Mit XVERWEIS schon: =XVERWEIS(E2;C:C;A:A) sucht in Spalte C und gibt aus Spalte A zurück.
- Formel nach unten kopieren: Ziehe den Ausfüllpunkt (kleines Quadrat am Zellrand) nach unten oder doppelklicke ihn. Prüfe stichprobenartig ein paar Zeilen.
- Ergebnis plausibilisieren: Suche einen bekannten Schlüssel, bei dem du das Ergebnis kennst. Wenn etwas „zu schön“ passt, prüfe, ob Zahlen als Text vorliegen oder Leerzeichen im Schlüssel stecken.
Wenn du merkst, dass du häufig mehrere Werte aus derselben Zeile brauchst (z. B. Preis und Kategorie), lohnt es sich, XVERWEIS so zu planen, dass du die Rückgabematrix passend wählst. Moderne Excel-Versionen können dabei auch mehrere nebeneinanderliegende Spalten „spill“ ausgeben – das ist praktisch, wenn du eine kleine Ergebniszeile automatisch füllen möchtest.
Tipps, Fehlerbehebung und Varianten
Die meisten Probleme beim Umstieg sind keine „XVERWEIS-Probleme“, sondern Daten-Probleme. XVERWEIS ist oft nur strikter sichtbar, weil exakte Übereinstimmung der Standard ist.
Problem: #NV trotz scheinbar vorhandenem Wert. Häufig steckt ein Unterschied im Datentyp dahinter: In einer Spalte ist die Artikelnummer als Zahl gespeichert, in der anderen als Text. Auch unsichtbare Leerzeichen aus Imports sind typisch. Abhilfe: Werte bereinigen (z. B. mit GLÄTTEN für überflüssige Leerzeichen) oder die Datentypen angleichen, bevor du nachschlägst. Microsoft beschreibt #NV allgemein als „nicht verfügbar“, wenn kein Treffer gefunden wurde.
Problem: #NAME? nach dem Einfügen der Formel. Das deutet meist darauf hin, dass deine Excel-Version XVERWEIS nicht kennt. Dann bleibt als Fallback entweder SVERWEIS oder (für flexible Links-Suche) die Kombination INDEX/VERGLEICH.
Tipp: Letzten Treffer finden. Wenn du in einer Liste mehrfach denselben Schlüssel hast (z. B. Protokoll mit mehreren Einträgen), kannst du über den Suchmodus rückwärts suchen. Laut Microsoft nutzt du dafür Suchmodus -1. Beispiel: =XVERWEIS(E2;A:A;B:B;””;0;-1) liefert den letzten exakten Treffer.
Tipp: Platzhalter für „ungefähre“ Texte. Wenn du nur einen Teilstring kennst, kannst du mit Vergleichsmodus 2 arbeiten (Wildcard). Dann sind * (beliebig viele Zeichen) und ? (genau ein Zeichen) erlaubt. Nutze das sparsam, weil es bei ähnlichen Einträgen auch unbeabsichtigte Treffer geben kann.
Variante: Mehrere Kriterien. XVERWEIS hat kein eigenes Argument „Kriterium 1 und Kriterium 2“ als Standard. In der Praxis funktioniert oft eine Hilfsspalte, die zwei Werte zu einem Schlüssel verbindet (zum Beispiel Kunde + Datum). Das ist für Einsteiger meist stabiler als komplexe Konstruktionsformeln.
Wenn du häufiger an Formeln arbeitest, hilft eine klare Tabellenstruktur. Für viele Teams ist das der eigentliche Gewinn: weniger „Formel-Magie“, mehr nachvollziehbare Logik, die auch Monate später noch verstanden wird.
Fazit
Mit XVERWEIS ersetzt du SVERWEIS nicht nur eins zu eins, sondern machst deine Tabellen deutlich robuster. Du trennst Such- und Rückgabebereich sauber, kannst nach links suchen, findest auf Wunsch den letzten Treffer und fängst „Nicht gefunden“ direkt in der Funktion ab. Das macht Formeln leichter lesbar und reduziert typische Wartungsfehler, die bei Spaltenverschiebungen oder erweiterten Tabellen auftreten.
Am zuverlässigsten klappt der Umstieg, wenn du kurz vorbereitest: Excel-Version prüfen, Daten säubern und Bereiche als Tabelle anlegen. Danach kannst du vorhandene SVERWEIS-Formeln Schritt für Schritt übertragen und die Ergebnisse stichprobenartig prüfen. So bleibt die Datei stabil – auch wenn die Liste in Zukunft weiter wächst.
