Excel: Pivot-Tabelle erstellen und auswerten – Schritt für Schritt

Du hast eine Excel-Liste mit vielen Zeilen: Bestellungen, Monatsausgaben, Projektstunden oder vielleicht Verkäufe nach Produkt. Eigentlich willst du nur schnell wissen: Was sind die Top-Kategorien? Welche Summe fällt pro Monat an? Und wo gibt es Ausreißer? Genau an diesem Punkt wird klassisches Sortieren und Filtern mühsam, weil du für jede neue Frage wieder umbauen musst.

Pivot-Tabellen sind in solchen Situationen ein stabiler „Auswertungs-Baukasten“. Du schiebst Felder wie „Datum“, „Kategorie“ oder „Betrag“ in verschiedene Bereiche, und Excel fasst die Daten sofort neu zusammen. Das Beste: Du veränderst damit nicht deine ursprüngliche Liste. Du baust dir daneben eine Auswertung, die du jederzeit anders anordnen kannst – ohne Formeln quer durchs Blatt.

Damit die Pivot später zuverlässig ist, kommt es vor allem auf saubere Ausgangsdaten an: klare Spaltenüberschriften, einheitliche Datentypen (Datum ist wirklich Datum, Zahl ist wirklich Zahl) und keine „Tricks“ wie zusammengeführte Zellen. Danach ist der Weg sehr geradlinig: Pivot einfügen, Felder platzieren, Auswertung lesen, bei Bedarf gruppieren und am Ende aktualisieren, wenn neue Zeilen dazukommen.

Eine Pivot-Tabelle (in Excel oft „PivotTable“ genannt) ist eine interaktive Zusammenfassung deiner Daten. Statt jede Zeile einzeln zu betrachten, zeigt dir die Pivot zum Beispiel „Summe nach Kategorie“ oder „Anzahl nach Monat“. Du steuerst das über die PivotTable-Feldliste: Das ist die Seitenleiste, in der du Spalten aus deinen Quelldaten siehst und per Drag-and-drop vier Bereiche befüllst.

Diese vier Bereiche sind der Kern:

• Zeilen: Welche Einträge sollen untereinander stehen (z. B. Kategorien, Kunden, Projekte)?
• Spalten: Welche Einträge sollen nebeneinander stehen (z. B. Jahre, Status)?
• Werte: Was soll berechnet werden (Summe, Anzahl, Mittelwert)?
• Filter: Ein übergeordneter Filter für die ganze Pivot (z. B. nur ein bestimmtes Jahr).

Eine Pivot ist keine „schöne Tabelle“, sondern eine schnelle Antwortmaschine: Du änderst die Frage, indem du Felder umsteckst.

Wichtig zu wissen: Pivot-Tabellen arbeiten mit einer Kopie der Quelldaten im Hintergrund (oft als Pivot-Cache bezeichnet). Darum musst du nach Änderungen oder neu hinzugefügten Zeilen meist aktualisieren, damit die Auswertung stimmt. Am bequemsten ist es, wenn deine Quelldaten als Excel-Tabelle formatiert sind (Menü Start oder Einfügen > Tabelle): Dann wächst der Datenbereich automatisch mit.

Je nachdem, was du auswerten willst, sind verschiedene Pivot-Layouts sinnvoll. Diese kleine Orientierung hilft beim Start:

Option oder Variante	Beschreibung	Geeignet für
Kompaktform	Mehrere Zeilenfelder werden in einer Spalte eingerückt angezeigt.	Schnelle Übersichten, wenig Platz auf dem Blatt.
Tabellarische Form	Jedes Zeilenfeld bekommt eine eigene Spalte, wirkt wie eine normale Tabelle.	Weitergabe/Export, bessere Lesbarkeit bei mehreren Ebenen.
Datumsgruppierung	Datum wird zu Monat/Quartal/Jahr zusammengefasst.	Monatsberichte, Trends, saisonale Vergleiche.
PivotChart (Pivot-Diagramm)	Diagramm, das direkt an die Pivot gekoppelt ist.	Präsentationen, schnelle Visualisierung für Meetings.

Bevor du die Pivot-Tabelle baust, lohnt sich ein kurzer Check deiner Daten. Das spart später viel Sucherei, weil PivotTables bei „schmutzigen“ Listen gern falsche Ergebnisse liefern oder bestimmte Funktionen (wie Datums-Gruppierung) nicht anbieten.

Diese Voraussetzungen sollten erfüllt sein:

• Spaltenüberschriften: Jede Spalte hat oben genau eine klare Überschrift (z. B. Datum, Kategorie, Betrag). Keine leeren Überschriften.
• Keine Leerzeilen im Datenblock: Der Datenbereich sollte ein zusammenhängender Block sein. Leerzeilen wirken für Excel wie ein „Ende“ der Liste.
• Ein Datentyp pro Spalte: In „Betrag“ nur Zahlen, in „Datum“ nur echte Datumswerte, in „Kategorie“ Text. Gemischte Inhalte führen oft dazu, dass Excel statt „Summe“ plötzlich „Anzahl“ rechnet.
• Keine zusammengeführten Zellen: Merge-Zellen sind für Pivot-Auswertungen fast immer Gift, weil sie die Struktur zerstören.

Empfohlene Vorbereitung in Excel (dauert meist nur ein paar Minuten):

1. Als Tabelle formatieren: Klicke in deine Liste, dann Einfügen > Tabelle (oder Strg+T). Achte darauf, dass „Tabelle hat Überschriften“ aktiv ist.
2. Zahlen prüfen: Markiere die Betrags-Spalte und wähle unter Start ein passendes Zahlenformat (z. B. Währung). Wenn links im Zellinhalt ein kleines grünes Dreieck erscheint, kann es sein, dass Zahlen als Text gespeichert sind.
3. Datum prüfen: Markiere die Datumsspalte und stelle ein Datumsformat ein. Wenn Sortieren nach Datum „komisch“ wirkt, steckt oft Text statt Datum dahinter.
4. Optional: Duplikate/Leerwerte: Wenn die Liste aus Imports stammt, kann Daten > Duplikate entfernen oder ein Filter helfen, Ausreißer zu finden. Ändere dabei nur, was du wirklich brauchst.

Falls du zuerst grundsätzlich mit Excel-Tabellen sauber arbeiten willst, passt als Ergänzung ein interner Einstieg: Excel-Grundlagen und Profi-Tipps für sauberere Tabellen.

Jetzt baust du deine Pivot. Die Menünamen können je nach Excel-Version leicht abweichen, die Logik bleibt aber gleich. Die folgenden Schritte funktionieren in aktuellen Excel-Versionen (Desktop) und in vielen Fällen auch ähnlich auf dem Mac.

1. In die Daten klicken: Setze den Cursor in eine beliebige Zelle deiner Liste (am besten in die Excel-Tabelle, falls du sie als Tabelle formatiert hast).
2. PivotTable einfügen: Gehe zu Einfügen > PivotTable. Excel schlägt dir den Datenbereich vor. Prüfe, ob der komplette Bereich stimmt.
3. Ort auswählen: Wähle meistens Neues Arbeitsblatt. So bleibt die Auswertung sauber getrennt von den Rohdaten. Bestätige mit OK.
4. Feldliste einblenden (falls sie fehlt): Du solltest rechts die PivotTable-Felder sehen. Falls nicht: Klicke in die Pivot und suche im Menü nach Feldliste oder Analysieren > Feldliste.
5. Erste Auswertung bauen: Ziehe (oder hake an) ein Feld wie Kategorie in Zeilen. Ziehe Betrag in Werte. Excel zeigt nun meist eine Summe pro Kategorie an.
6. Wert-Berechnung prüfen: Klicke in der Pivot auf einen Wert, dann (je nach Version) auf das Drop-down beim Wertefeld > Wertfeldeinstellungen. Stelle sicher, dass Summe gewählt ist (und nicht „Anzahl“).
7. Zahlenformat sauber setzen: Im gleichen Dialog findest du oft Zahlenformat. Wähle dort z. B. Währung oder Zahl mit passenden Dezimalstellen. Das ist zuverlässiger, als Zellen „von außen“ zu formatieren.
8. Nach Zeitraum auswerten: Ziehe das Feld Datum in Zeilen (oder Spalten). Wenn Excel automatisch Jahre/Quartale/Monate erzeugt, ist das normal. Wenn nicht: Rechtsklick auf ein Datum in der Pivot > Gruppieren und dann Monate und Jahre auswählen.
9. Filtern für schnelle Antworten: Ziehe z. B. Status, Region oder Konto in den Bereich Filter. Oben in der Pivot kannst du dann bequem umschalten, welche Daten du sehen willst.
10. Pivot-Tabelle aktualisieren: Wenn du neue Zeilen in den Quelldaten ergänzt, klicke in die Pivot, dann Analysieren > Aktualisieren (oder Rechtsklick > Aktualisieren). Für mehrere PivotTables in einer Datei gibt es oft Alle aktualisieren.

Woran du erkennst, dass alles passt: In der Feldliste sind alle Spalten sichtbar, die Summen wirken plausibel, und bei einem Filterwechsel verändern sich die Werte nachvollziehbar. Wenn du ein schnelles, konkretes Beispiel suchst, ist dieser interne Schritt-für-Schritt-Artikel eine gute Ergänzung: Excel Pivot-Tabelle: Daten in kurzer Zeit auswerten.

PivotTables sind robust, aber ein paar typische Stolpersteine tauchen immer wieder auf. Mit den folgenden Checks kommst du meist ohne Frust zum Ergebnis.

Problem 1: Excel zeigt „Anzahl“ statt „Summe“.
Das passiert fast immer, wenn in der Betrags-Spalte mindestens eine Zelle nicht als Zahl erkannt wird (z. B. „12,50“ als Text, Leerzeichen, ein Währungszeichen im Text). Lösung: In den Quelldaten die Spalte als Zahl formatieren und „Text-Zahlen“ umwandeln. Danach Pivot aktualisieren.

Problem 2: Datumswerte lassen sich nicht gruppieren.
Häufig steckt Text in der Datumsspalte oder es sind leere Zellen enthalten. Prüfe, ob Excel das Datum wirklich als Datum erkennt (Sortieren nach Datum sollte logisch laufen). Korrigiere notfalls die Spalte, fülle fehlende Werte oder entferne reine Text-Einträge, und aktualisiere die Pivot.

Problem 3: Neue Daten erscheinen nicht in der Pivot.
Aktualisieren allein reicht nur, wenn der Datenbereich die neuen Zeilen umfasst. Darum ist die Formatierung als Excel-Tabelle so hilfreich: Die Pivot-Quelle wächst dann typischerweise automatisch mit. Wenn du keinen Tabellentyp nutzt, musst du die Quelle über Analysieren > Datenquelle ändern auf den größeren Bereich setzen und danach aktualisieren.

Problem 4: Die Pivot wirkt „zu kompakt“ oder unleserlich.
Stelle das Layout um: Entwurf (oder Design) > Berichtslayout > In tabellarischer Form anzeigen. Das ist besonders angenehm, wenn du mehrere Zeilenfelder nutzt (z. B. Kategorie und Unterkategorie).

Praktische Tipps, die im Alltag Zeit sparen:

• Gesamtergebnis bewusst nutzen: Gesamtsummen helfen, aber manchmal „erschlagen“ sie. In Entwurf kannst du Gesamtsummen für Zeilen/Spalten ein- oder ausblenden.
• Datumsfilter mit Zeitachse: Für Berichte ist eine Pivot-Zeitachse oft intuitiver als Dropdowns (in Excel meist unter Analysieren > Zeitachse einfügen).
• Mehrere Spalten in einer Auswertung: Du kannst mehrere Felder in Werte legen (z. B. Summe Betrag und Anzahl Buchungen). So sieht man Summe und „wie oft“ gleichzeitig.
• Beschriftungen verständlicher machen: In Wertfeldeinstellungen kannst du eigene Namen vergeben (z. B. „Umsatz (Summe)“ statt „Summe von Betrag“).

Variante für fortgeschrittene Fälle: Wenn deine Daten auf mehrere Tabellen verteilt sind (z. B. eine Tabelle „Buchungen“ und eine Tabelle „Kategorien“), kann Excel PivotTables auch aus mehreren Tabellen erstellen – oft über das Datenmodell und Beziehungen. Das ist mächtig, aber für den Einstieg nicht zwingend nötig. Für den ersten Alltagserfolg ist eine sauber strukturierte Tabelle der schnellste Weg.

Eine Pivot-Tabelle bringt Ordnung in lange Excel-Listen, ohne dass du die Rohdaten verbiegen oder komplizierte Formeln bauen musst. Sobald die Ausgangsdaten sauber strukturiert sind, ist der Ablauf immer ähnlich: PivotTable einfügen, Felder in Zeilen/Spalten/Werte/Filter verteilen und die Berechnung (Summe, Anzahl, Mittelwert) passend einstellen. Besonders praktisch wird es, wenn du Datumswerte nach Monat oder Jahr gruppierst und dir so aus täglichen Einzelbuchungen einen übersichtlichen Monatsbericht machst. Und weil sich Daten in der Praxis ständig ändern, gehört das Aktualisieren zur Routine: Ein Klick genügt – vorausgesetzt, die Datenquelle umfasst wirklich alle neuen Zeilen. So wird aus „viel Excel“ eine Auswertung, die du jederzeit neu drehen kannst, bis sie genau deine Frage beantwortet.