Dienstwagen-Ladekosten erstatten: So vermeiden Sie Nachzahlungen

Wer einen E-Dienstwagen fährt und ihn zu Hause lädt, kennt das Dilemma: Der Strom läuft über den privaten Zähler, die Rechnung kommt vom Energieversorger, bezahlt wird sie privat. Später soll der Arbeitgeber die Kosten erstatten. Wenn dabei etwas unsauber läuft, kann das bei einer Lohnsteuer- oder Betriebsprüfung teuer werden.

Seit 2026 ist klarer geregelt, welche Nachweise das Finanzamt akzeptiert. Das Bundesfinanzministerium verlangt für die steuerfreie Erstattung grundsätzlich einen separaten Nachweis der geladenen Kilowattstunden. Gleichzeitig gibt es eine vereinfachende Strompreispauschale. Beides kann sinnvoll sein, aber nur, wenn man es konsequent umsetzt.

In diesem Leitfaden geht es nicht um Paragrafen-Feinheiten, sondern um die praktische Frage: Wann droht eine Nachzahlung bei der Lohnsteuer, und wie richtest du die Abrechnung so ein, dass sie einer Prüfung standhält?

Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 11.11.2025 zur steuerlichen Behandlung von selbst getragenen Stromkosten bei E-Dienstwagen. Es unterscheidet sauber zwischen verschiedenen Konstellationen.

Erstens: Das unentgeltliche oder verbilligte Laden im Betrieb des Arbeitgebers bleibt nach §3 Nr.46 EStG steuerfrei. Zweitens: Erstattet der Arbeitgeber Stromkosten, die der Arbeitnehmer für das Laden eines überlassenen Elektro-Dienstwagens selbst getragen hat, kann das als steuerfreier Auslagenersatz behandelt werden, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.

Für das Laden zu Hause ist die Strommenge mittels eines gesonderten stationären oder mobilen Stromzählers nachzuweisen.

Der Nachweis muss also auf tatsächlich gemessenen Kilowattstunden beruhen. Akzeptiert werden laut BMF separate stationäre oder mobile Zähler, etwa ein in der Wallbox integrierter Zähler oder ein fahrzeuginternes Messsystem. Eine bloße Schätzung oder eine pauschale Angabe ohne Messung reicht nicht.

Alternativ darf der Arbeitgeber eine Strompreispauschale anwenden. Sie orientiert sich am vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten durchschnittlichen Haushaltsstrompreis des ersten Halbjahres des Vorjahres. Im Beispiel des BMF werden für 2026 34 Cent pro kWh angesetzt, abgeleitet aus 34,36 Cent.

Beim E-Dienstwagen zuhause laden entscheidet sich, ob es später Diskussionen gibt. Ohne separaten Zähler lässt sich kaum belegen, wie viel Strom tatsächlich in den Dienstwagen geflossen ist. Der Haushaltszähler misst alles, vom Herd bis zur Wärmepumpe.

Ein in der Wallbox integrierter Zähler, idealerweise mit klar dokumentierten Ladevorgängen, schafft Transparenz. Für jede Ladesession sollten Datum, geladene kWh und eine Zuordnung zum Dienstwagen dokumentiert sein. Diese Daten müssen für Lohnabrechnung und mögliche Prüfungen gespeichert werden.

Wer die Strompreispauschale nutzt, spart sich die Diskussion über den individuellen Tarif. Das BMF erlaubt die Anwendung des amtlichen Durchschnittspreises. Ein Rechenbeispiel aus dem Schreiben zeigt: Bei 3.000 kWh im Jahr und 34 Cent pro kWh ergibt sich eine Erstattung von 1.020 Euro. Voraussetzung bleibt jedoch, dass die geladene Strommenge nachgewiesen ist.

Riskant wird es, wenn Arbeitgeber einfach einen monatlichen Fixbetrag überweisen, ohne belastbare kWh-Grundlage. Dann kann das Finanzamt argumentieren, dass es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn handelt. Die Folge wäre eine Lohnsteuer-Nachzahlung zuzüglich Sozialabgaben.

Am Unternehmensstandort ist die Lage vergleichsweise entspannt. Das unentgeltliche Laden bleibt steuerfrei. Wichtig ist nur, dass klar dokumentiert ist, dass es sich um das Laden eines überlassenen Fahrzeugs handelt.

Komplexer wird es beim öffentlichen Laden. Hier sind Belege des jeweiligen Betreibers erforderlich. Idealerweise enthalten sie die geladene Strommenge in kWh, Datum und eine Transaktionsnummer. Monatliche Sammelrechnungen ohne Zuordnung zu einzelnen Fahrern erschweren die Nachweisführung.

Das BMF erlaubt ausdrücklich die zusätzliche Erstattung von Stromkosten für Ladevorgänge bei Dritten, wenn sie nachgewiesen sind. Fehlen jedoch kWh-Angaben oder eine klare Zuordnung zum Mitarbeiter, entsteht ein Risiko. Dann kann die Erstattung als geldwerter Vorteil gewertet werden.

In der Praxis hilft eine firmeneigene Ladekarte mit zentraler Abrechnung. Sie bündelt die Transaktionsdaten und erleichtert die Übergabe an die Lohnbuchhaltung. Ohne saubere Datenspur wird jede spätere Prüfung unnötig mühsam.

Ein prüfungssicherer Prozess beginnt mit einer klaren Entscheidung: Erstattung nach gemessenen kWh oder Anwendung der Strompreispauschale. Diese Wahl sollte jährlich dokumentiert werden.

Für das Laden zu Hause empfiehlt sich ein registrierter Ladepunkt mit nachvollziehbarem Zähler. Die monatlichen kWh-Werte werden in ein standardisiertes Formular oder ein digitales System übertragen. Die Lohnbuchhaltung multipliziert die gemessenen kWh mit dem festgelegten Preis pro kWh und verbucht die Summe als steuerfreien Auslagenersatz.

Beim öffentlichen Laden sollten Mitarbeitende ihre Belege zeitnah einreichen. Optimal ist eine digitale Schnittstelle, die Transaktionsdaten automatisiert in die Abrechnung übernimmt. So lassen sich Fehlerquellen wie doppelte Erstattungen oder fehlende Nachweise vermeiden.

Entscheidend ist die Konsistenz. Wenn der Prozess einmal festgelegt ist, sollte er für alle E-Dienstwagen im Unternehmen gleich angewendet werden. Uneinheitliche Lösungen sind ein häufiger Auslöser für Rückfragen bei internen oder externen Prüfungen.

Dienstwagen Ladekosten erstatten ist steuerlich möglich, aber nur mit sauberem Fundament. Seit 2026 verlangt das Finanzministerium einen klaren kWh-Nachweis für das Laden zu Hause oder die konsequente Anwendung der amtlichen Strompreispauschale. Pauschale Geldbeträge ohne Messgrundlage sind ein Einfallstor für Lohnsteuer- und Sozialabgaben-Nachzahlungen.

Wer die drei Ladeorte getrennt betrachtet, Mindestnachweise definiert und einen einheitlichen Workflow zwischen Mitarbeitenden und Payroll etabliert, reduziert das Risiko deutlich. Am Ende geht es weniger um Technik als um Dokumentation und Disziplin.